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Wenn der Urlaub vor der Bürotür steht: So verabschieden Sie sich richtig

Tipps für eine gute und hilfreiche Abwesenheitsnotiz im Urlaubsfall.

Gleich sind Sie weg. Jetzt nur noch kurz eine Abwesenheitsnotiz formulieren ...

… und dabei möglichst weder Kunden noch Lieferanten oder Kollegen ratlos zurücklassen oder gar vor den Kopf stoßen. Leichter gesagt als getan. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte für eine korrekte Abwesenheitsnotiz zusammengestellt.

Die Abwesenheitsnotiz ist eine kurze automatische Antwort, die Ihr E-Mail-Programm an jeden schickt, der Ihnen eine E-Mail schreibt. Vorausgesetzt, Sie richten sie ein.

Inhalt Ihrer Abwesenheitsnotiz

Kurz, sachlich, höflich und professionell – so soll Ihre Abwesenheitsnotiz sein. Vielleicht auch lustig. Doch bevor die Lust regiert, müssen die erforderlichen Informationen verpackt werden:

  • Eindeutiger Betreff, z.B. „Abwesenheitsnotiz“
  • Begrüßung des Mailschreibers, z.B. „Sehr geehrter Interessent, …“ oder „Guten Tag, …“
  • Dank für die E-Mail, z.B. „… vielen Dank für Ihre Nachricht.“
  • Zeitraum, in dem man nicht erreichbar ist, z.B. „… Vom Datum bis Datum bin ich nicht zu erreichen.“
  • Nennen, was mit eingehenden Nachrichten passiert, z.B. „… werden nicht gelesen.“ Oder „… werden nicht automatisch weitergeleitet.“ Oder „…werden erst nach meiner Rückkehr gelesen und beantwortet.“ Oder „… werden automatisch weitergeleitet an…“
  • Evtl. nennen, an wen die Nachrichten weitergeleitet werden mit Kontaktdaten (Position, Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
  • Vertretung namentlich inklusive der Kontaktdaten aufführen, z.B. „… In dringenden Fällen wenden Sie sich während meiner Abwesenheit bitte an…“ (Position, Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
  • Abschiedsgrüße, Name und Signatur.

6 weitere Tipps

  1. Einen Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht angeben.
  2. Vermeiden Sie es, Ihre Handy-Nummer für den Notfall allgemein bekannt zu geben. Jeder Schreiber hält sein Anliegen für einen Notfall…
  3. Sollen für Sie eingehende Nachrichten automatisch weitergeleitet werden, so müssen Sie auch dafür sorgen, dass dies passiert – und Ihre Vertretung informieren sowie den Umgang mit eingehenden Nachrichten mit ihr absprechen.
  4. Denken Sie daran, die Nachricht bei Bedarf mehrsprachig zu formulieren – und in jeder Sprache ohne Rechtschreib- und Grammatikfehler.
  5. Vielleicht ist es möglich, den Zeitraum Ihrer Abwesenheit in Ihrer Notiz um zwei Tage zu verlängern. Dann bleibt Ihnen Zeit, sich in diesen Tagen in Ruhe wieder auf den aktuellen Stand zu bringen und den E-Mail-Berg abzuarbeiten.
  6. Nicht vergessen: Deaktivieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz bei Wiedereintritt in den Büroalltag.

Noch mehr gute Hinweise finden Sie bei karrierebibel.de.

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