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Das Exit-Interview – Kern des professionellen Offboardings

Grafik eines Handschlags zweier Geschäftsleute
Es geht dabei um konstruktive Kritik und Ehrlichkeit. (Foto-Quelle: Fotolia)

Schade, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach der Kündigung des Logistik-Jobs nichts mehr zu sagen haben. Beide Seiten schlagen Chancen in den Wind. Was ein Exit-Interview bringen kann.

Neueinstellungen, Kündigungen und andere Veränderungen gehören zum Unternehmensalltag. Entlassungen und Abgänge sind allerdings auf beiden Seiten eher unerfreuliche Erfahrungen. Trotzdem sollten Sie versuchen, im Guten auseinanderzugehen. Ein Mittel dazu: ein konstruktives Austrittsgespräch.

Inhalt

Die Kündigung ist da und nur selten gibt es in diesem Moment einen Weg zurück. Trotzdem sollten beide Seiten noch einmal miteinander reden – unabhängig davon, welche Seite gekündigt hat.

1. Exit-Interview: Warum?

Für das Unternehmen sind Austrittsgespräche eines der besten Werkzeuge, um ehrliche, offene Kritik von Mitarbeitern zu erhalten. Scheidende Arbeitnehmer müssen nicht mehr fürchten, durch Kritik Vorgesetzte zu verprellen und so ihre Karriere zu gefährden. Sie als Arbeitgeber gewinnen tiefe Einsichten in Ihre Unternehmens- und Führungskultur. Sie können strukturelle Probleme oder Fehler erkennen und diese beim nächsten Mitarbeiter vermeiden.

Zudem erhalten Sie eventuell Hinweise darauf, wie Sie die vakante Position künftig deutlich attraktiver zuschneiden können, oder worüber Sie Bewerber gleich im Vorstellungsgespräch informieren sollten.

Dass mit scheidenden Mitarbeitern noch einmal konstruktiv gesprochen wird, spricht sich im Unternehmen positiv herum. Vielleicht kommen Gespräche dann auch schon vor Kündigungen in Gang. Darüber hinaus beweisen Sie Kritikfähigkeit und den Willen zur Verbesserung. Dies kann unter Umständen zu einer Empfehlung Ihres Unternehmens als Arbeitgeber führen.

Für den Arbeitnehmer bietet ein Austrittsgespräch die Möglichkeit, einen professionellen und guten Eindruck zu hinterlassen. Man wird sich in der Branche schließlich immer wieder über den Weg laufen. Geklatscht wird obendrein. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ gilt hier nicht.

Exit-Interviews sind zudem wichtig, um sich angemessen voneinander zu trennen. Verläuft das Exit-Gespräch erfolgreich, steht einer Rückkehr des scheidenden Mitarbeiters zu einem späteren Zeitpunkt kaum etwas im Weg. Es ist in diesem Interview auch möglich, eine solche Option bereits konkret anzusprechen. Vereinbaren Sie, in Kontakt zu bleiben.

2. Exit-Interview: Wann, wie und wo?

Lassen Sie nach dem Kündigungsgespräch etwas Zeit verstreichen, damit eventuelle negative Gefühle wie Frust, Ärger und Ängste auf beiden Seiten weniger präsent sind. Das Exit-Interview kann in den letzten Tagen des Arbeitnehmers im Unternehmen erfolgen.

  • Informieren Sie den Mitarbeiter vorab über das Ziel und den Ablauf des Gesprächs, damit er sich vorbereiten kann. Machen Sie ihm gegenüber deutlich, dass es um ein offenes, vertrauliches Gespräch geht, in dem Sie seine persönliche Meinung erfahren möchten.
  • Bereiten Sie das Gespräch gewissenhaft vor, damit es über oberflächliches Geplänkel hinausgeht und nicht in einem Schlagabtausch endet.
  • Treffen Sie sich auf möglichst neutralem Boden, nicht im Büro des bisherigen Vorgesetzten.
  • Akzeptieren Sie, wenn Ihr Gegenüber die eine oder andere Frage nicht beantworten möchte.
  • Zudem sollte das Zeugnis dem Mitarbeiter bereits unterschrieben vorliegen, damit er ein Fehlen nicht als Druckmittel auffasst.

Natürlich setzt ein solches Interview ein angemessenes und wertschätzendes Verhalten beider Seiten auch im Zuge der Kündigung voraus. Und: Ein solches Gespräch darf nicht erzwungen werden.

3. Exit-Interview: Welche Fragen sollten Sie in einem Austrittsgespräch stellen?

Nur, wenn Sie eine freundliche und konstruktive Gesprächsatmosphäre schaffen, wird der Mitarbeiter offen mit Ihnen reden. Und: Nicht allein die Kündigungsgründe sollten besprochen werden. Wir haben die wichtigsten Fragen für Sie zusammengestellt.

Falls der Mitarbeiter gekündigt hat – 11 Fragen:

  • Warum gehen Sie?
  • Was hätten wir tun müssen, um Sie zu halten?
  • Haben Sie dies in der Vergangenheit bereits geäußert? Wie sind wir damit umgegangen?
  • Liegt eine der Ursachen für Ihre Kündigung im Bewerbungsprozess? Haben wir eventuell falsche Versprechungen gemacht?
  • Wie haben Sie das Hierarchiesystem in unserem Unternehmen und speziell Ihr Verhältnis zu Ihren Vorgesetzten empfunden?
  • Wie haben Sie die Stimmung in Ihrem Team und im gesamten Unternehmen empfunden?
  • Wie würden Sie unsere Unternehmenskultur beschreiben?
  • Worauf sollten wir in Ihren Augen bei der Neubesetzung der Stelle achten?
  • Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie?
    (Selbst wenn Missstände nicht der Grund für den Wechsel sind: Was ist dem scheidenden Mitarbeiter aufgefallen, wo sind Änderungen im Verhalten oder in der Organisation erforderlich? Feedback ist unbezahlbar – und für den Ex-Mitarbeiter eine Chance, etwas für seine Kollegen zu tun.)
  • Was ist an der Konkurrenz so verlockend?
    (Warum nicht direkt fragen, was den bisherigen Mitarbeiter an der Konkurrenz reizt? Vielleicht ergeben sich so Ansatzpunkte auch für das eigene Unternehmen.)
  • Was würden Sie zu jemandem sagen, der sich bei uns bewerben will? Warum?

Wenn Sie gekündigt haben – 5 Fragen:

  • Wie haben Sie den Kündigungsprozess empfunden?
  • Wie haben Sie das Onboarding empfunden?
  • Wie würden Sie die Stimmung in Ihrem Team und im gesamten Unternehmen beschreiben?
  • Wenn Sie Unternehmenskultur, Hierarchien und den Zuschnitt Ihres Jobs betrachten: Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie?
  • Was würden Sie zu jemandem sagen, der sich bei uns bewerben will? Warum?

4. Exit-Interview: No-Gos

Verquicken Sie das Austrittsgespräch nicht mit anderen erforderlichen Terminen. Ein Exit-Interview ist weder Teil eines Kündigungsgesprächs noch ein Übergabegespräch. Was in der Zeit bis zum Ausstieg noch geregelt werden muss – etwa, ob bereits ein Nachfolger eingearbeitet werden kann, welche Kenntnisse weitergegeben werden sollten etc. – ist separat zu besprechen und zu protokollieren.

Vorgesetzte sollten möglichst nicht am Gespräch teilnehmen. Am besten ist es, wenn ein Vier-Augen-Gespräch mit einem neutralen Gegenüber wie einem Mitarbeiter der Personalabteilung stattfindet.

Lassen Sie keinen Fragebogen schriftlich ausfüllen. Niemand möchte aufschreiben, welche Person er beispielsweise für besonders unfähig hält.

Die Vertraulichkeit darf nicht verletzt werden. Ergebnisse leiten Sie nur anonymisiert und zusammengefasst weiter. Wird bekannt, dass Kritik anders die Runde macht, wird kein Mitarbeiter jemals wieder ehrlich mit Ihnen sprechen.

5. Exit-Interview: Nachbereitung

Organisieren Sie eine Wiedervorlage der Mitarbeiterunterlagen und halten Sie tatsächlich Kontakt. Ein Anruf, eine Mail, ein Treffen auf einer Messe, die Einladung zu einer Veranstaltung – es gibt viele Möglichkeiten.

Sinnvoll ist es, die Ergebnisse mehrerer dieser Interviews zusammenzuführen, um einen detaillierten Blick ins eigene Unternehmen zu erhalten. So lassen sich Schwachstellen noch leichter bestimmen und dann beseitigen. Dies hilft auch, andere Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, und Stärken herauszuarbeiten, mit denen neue Mitarbeitende gewonnen werden können.

Eventuell ist es sinnvoll, einen standardisierten Fragebogen zu entwickeln. Er erleichtert die Vergleichbarkeit der Antworten. Individuelle Fragen und Antworten sollten aber immer Bestandteil eines Exit-Interviews sein.

Mehr erfahren Sie beispielsweise im Karriere-Newsletter „ingenieur.de“ der VDI Nachrichten und auf der Internetseite der Personio GmbH, München.

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