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Onboarding: Wie Sie neuen Mitarbeitern helfen, an Bord zu kommen und zu bleiben

Onboarding: Wer genau plant und auf die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter Rücksicht nimmt, schafft Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Ein neuer Job! Der erste Tag naht, die Aufregung steigt: Wie werden die Kollegen sein? Wie sieht der neue Arbeitsplatz aus? Wer übernimmt die Einführung? Welche Aufgaben stehen als erstes an? Was muss neu gelernt werden? Sind die IT-Systeme bekannt? Jetzt sollte das Onboarding beginnen.

Wer zum ersten Mal beim neuen Arbeitgeber antritt, ist aufgeregt. Und häufig wenige Stunden später enttäuscht: Niemand hat ihn willkommen geheißen oder ihm gar einen Blumenstrauß hingestellt. Niemand hat ihn den neuen Kollegen vorgestellt oder mit ihm über die Einarbeitung und die ersten Aufgaben gesprochen. Niemand hat ihm die Kaffeemaschine erklärt. Niemand hat daran gedacht, auf seinem Rechner die erforderlichen Zugänge einrichten zu lassen.

Sie glauben, das kommt nicht vor? Oh doch! Und es kann noch viel mehr schief gehen. Schließlich dauert die Einarbeitungsphase weit länger als drei Tage. Häufig genug mündet das Desaster in einer Kündigung des neuen Mitarbeiters – nach all der Mühe, die sich beide Seiten im Bewerbungsprozess gegeben haben. Doch erfolgreiche Rekrutierung endet eben nicht mit den Unterschriften unter dem Arbeitsvertrag, sondern erst mit der erfolgreichen fachlichen und persönlichen Integration des neuen Mitarbeiters.

Damit der Prozess nicht an vermeidbaren Unzulänglichkeiten während der ersten Wochen scheitert und die Candidate Journey positiv bleibt, haben wir für Sie Tipps für erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter zusammengestellt. Auch hier zählen unter anderem der erste Eindruck und Authentizität.

Was ist Onboarding?

Der Software-Anbieter Haufe Group definiert „Onboarding“ wie folgt: „Als Onboarding wird allgemein die Phase der Ankunft eines Mitarbeiters im Unternehmen oder an einer neuen Stelle bezeichnet. Onboarding bezieht sich dabei sowohl auf fachliche als auch auf kulturelle und soziale Aspekte. Onboarding gilt als erfolgreich, wenn der Mitarbeiter in das Team und ins Unternehmen integriert wurde. Häufig wird der Begriff `Onboarding´ auch auf die Prozesse angewandt, die die Integration ins Unternehmen begleiten und zum Gelingen beitragen sollen.“

Zusätzlich zur fachlichen und sozialen Integration führt Haufe auch eine werteorientierte Integration an. Diese bezieht sich auf eine Anpassung an die Grundsätze der Unternehmensphilosophie.

Wie lange dauert das Onboarding?

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach Abschluss der Probezeit, oft aber erst nach dem ersten Jahr.

Ergebnisse einer Stepstone-Studie zum Onboarding

Mit den Unterschriften unter dem Arbeitsvertrag beginnt die Phase, in der das Unternehmen die Authentizität des eigenen Employer Brands beweisen muss. Schließlich freut sich der neue Mitarbeiter auf das Gesamtpaket: Job und Unternehmen. Diese Vorfreude sollte möglichst bis zum ersten Arbeitstag anhalten und darüber hinaus in den neuen Job mit hineingetragen werden.

Eine Online-Befragung von Stepstone im zweiten Quartal 2018 unter rund 13.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland hat ergeben, dass ein Drittel der Personen vorab Informationen zum Ablauf des ersten Tags erhielt. 46 Prozent hatten die Möglichkeit, vor dem Start Fragen mit dem künftigen Vorgesetzten zu klären. Ebenso viele konnten noch einmal mit dem Personalverantwortlichen über offene Punkte sprechen. 20 Prozent erhielten überhaupt keine Informationen.

Etwa die Hälfte wurde am ersten Tag vom direkten Vorgesetzten in Empfang genommen und hatte ein ausführliches Gespräch mit einer Führungskraft. 29 Prozent wurden von Kollegen begrüßt, 19 Prozent von einem Mitarbeiter der Personalabteilung. Bei 15 Prozent war das Team nicht informiert, dass ein neuer Kollege an dem Tag anfängt.

40 Prozent erhielten einen Einarbeitungsplan, ebenso viele eine Einführungsschulung. Mehr als ein Drittel startete an einem unzureichend ausgestatteten Arbeitsplatz. Trotzdem erlebten die befragten Fachkräfte ihre ersten zwei Wochen im neuen Job durchaus positiv: So hatten 84 Prozent jederzeit die Möglichkeit, Fragen zu stellen, erhielten 83 Prozent Unterstützung von ihren Kollegen und bekamen 72 Prozent zu ihrer Position passende Aufgaben übertragen. 62 Prozent gaben an, dass die Stelle genau ihren Erwartungen entsprach. Eine gute Voraussetzung für beide Seiten, langfristig gut zusammenzuarbeiten.

Allerdings sagte rund jede dritte Fachkraft, dass sie schon einmal innerhalb nur eines Jahres gekündigt habe. Der wichtigste Grund laut den Ergebnissen der Befragung ist die Diskrepanz zwischen den im Bewerbungsprozess kommunizierten Jobinhalten und der Realität im Job. Aber auch die Unternehmenskultur wurde oft als Kündigungsgrund genannt. Rund ein Drittel der befragten Fachkräfte gab zudem an, dass weder das in der Stellenanzeige kommunizierte Bild der Unternehmenskultur noch die Aufgabenbeschreibung der Realität entsprachen. Diese Zahlen weisen darauf hin, dass das Employer Branding ein falsches Bild vom Unternehmen zeichnet und Stellenbeschreibungen überarbeitet werden müssen. Negative Eindrücke lassen sich auch durch ein strukturiertes Onboarding vermeiden.

Unter den Befragten waren rund 10.000 Fachkräfte und rund 3000 Führungskräfte ohne Personalverantwortung.

Warum ist eine Onboarding-Strategie wichtig?

Wie auch die Stepstone-Befragung ergeben hat, ist oft nicht alles so, wie der neue Mitarbeiter es sich vorgestellt hat. Darum gehört neben der erforderlichen Informationsvermittlung zum Einstieg auch, die Wahrnehmung des Mitarbeiters und die Versprechen des Unternehmens aneinander anzupassen. Ein Element ist, zu erklären, warum und wie ein Unternehmen tut, was es tut. Nur so lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter das Unternehmen während des ersten Jahres wieder verlassen und der teure Personalsuchprozess von vorn beginnt – noch dazu, bevor sich der vorangegangene amortisiert hat.

Etwas nicht zu verstehen, ist für den neuen Arbeitnehmer unbefriedigend und ein Kündigungsgrund. Ebenso müssen sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen. Nur wer sich wohl fühlt und versteht, was er warum tun soll, wird schnell produktiv und liefert gute Arbeit ab. Dazu sind Kenntnisse zur Unternehmenskultur, Informationen über Prozesse und tragfähige Beziehungen bzw. Netzwerke im Unternehmen erforderlich – Dinge, die durch ein strukturiertes Onboarding entstehen.

Zudem belohnen neue Mitarbeiter ein gutes Onboarding durch Motivation und eine geringe Fehlerquote und können sich schnell zu Markenbotschaftern entwickeln.

Welche Phasen gehören zum Onboarding?

Die systematische fachliche und soziale Integration ist die Grundlage dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter von Anfang an im Unternehmen wohl fühlt. Die Haufe Group hat dazu eine passende Infografik erstellt. Ihr ist auch zu entnehmen, dass schon am ersten Arbeitstag etwa 15 Prozent aller Neuen an Kündigung denken. Bei den Führungskräften sei die Fluktuation innerhalb der ersten 18 Monate noch deutlich höher. Insgesamt scheidet ein Drittel der neu eingestellten Arbeitnehmer schon während der Probezeit wieder aus, ergab eine Studie von Haufe.

Idealerweise startet das Onboarding bereits direkt nach der Vertragsunterschrift und vor dem eigentlichen Einstieg ins Unternehmen. Sie umfasst häufig mehrere Monate. Bleiben Sie am Ball und geben Sie dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass sich sein neues Unternehmen von Anfang an professionell um ihn kümmert.

Der Onboarding-Prozess gliedert sich in drei Phasen.

Preboarding

Das Preboarding nimmt dem neuen Mitarbeiter einen Teil seiner Aufregung, denn einige Fragen lassen sich bereits vor Jobantritt beantworten. Der Aufbau der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beginnt direkt nach der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag – ebenso wie die Vorbereitung dahingehend, dass der neue Mitarbeiter schnellstmöglich sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Zudem kann sich der Neuzugang nur so bereits auf seine künftigen Aufgaben vorbereiten.

Zum Preboarding gehören:

  • Beantwortung auftretender Fragen des neuen Arbeitnehmers. Dazu sollte der neue Mitarbeiter nicht nur die Kontaktdaten des künftigen Vorgesetzten und des Personalverantwortlichen erhalten. Ebenso wichtig ist es, sich beim ihm aktiv nach Fragen zu erkundigen.
  • Check, ob alle erforderlichen Dokumente und Angaben wie Sozialversicherungsausweis, Krankenkassenangaben, Lohnsteuerkarte, Bankverbindung, Steuer-ID und evtl. polizeiliches Führungszeugnis vorliegen – sonst nachfassen, um die ersten Arbeitstage von diesen organisatorischen Notwendigkeiten zu entlasten
  • Eventuell Information über den Dresscode bzw. Abstimmung der Arbeitskleidung (Größe etc.)
  • Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes inklusive aller erforderlichen Systemzugänge, Telefonnummer, Schlüssel, Namensschild und Mitarbeiterausweis
  • Vorbereitung und Versand einer Agenda für den ersten Tag
  • Vorbereitung und Versand erster erforderlicher Unterlagen wie etwa von Kontaktlisten, Organigramm und eventuell einer aktuellen Projektinfo oder der Agenda der Einführungsschulung
  • Zuleitung aller aktuellen Informationen zum Unternehmen inklusive Leitfäden
  • Festlegung der Betreuung des neuen Kollegen während der ersten Tage – Wer führt durch das Unternehmen? Wer nimmt den „Neuen“ mit zum Essen? Wer führt ihn in sein Team ein? Etc. Eventuell Bestimmung eines Paten, Buddys oder Mentors.
  • Erstellung eines Einarbeitungsplans anhand der Stellenbeschreibung mit Meilensteinen, die den Fortschritt der fachlichen Integration markieren, und Festlegung von Gesprächsterminen hierzu bereits im Vorfeld
  • Information aller Betroffenen über den Start des neuen Mitarbeiters, das Wie und den Termin
  • Organisation eines Blumenstraußes, der Abholung am Empfang und der Begrüßung.

Extratipp: Braucht Ihr Neuzugang eventuell eine Wohnung an Ihrem Standort? Helfen Sie bei der Suche.

Mit der Abholung am Empfang beginnt das eigentliche Onboarding. Und auch, wenn bei Ihnen ständig neue Mitarbeiter anfangen: Für Ihren neuen Kollegen ist der erste Tag etwas Besonderes.

Orientierung

Diese Phase bezieht sich auf die Einführung des neuen Mitarbeiters in seine Rolle und seine Aufgaben im Unternehmen. Sie nimmt mehrere Wochen in Anspruch.

Zur Orientierungsphase des Onboardings gehören:

  • Begrüßung, Blumen, eingerichteter Arbeitsplatz
  • Vorstellung der Kollegen und evtl. des Paten
  • Klärung, welcher Kollege bei welchen Fragen Rat weiß, eventuell Erstellen eines Teamboards mit Zuständigkeiten
  • Gespräch mit dem Vorgesetzten
  • Besprechung des Einarbeitungsplans
  • Einführung in Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ebenso wie in die Bedienung der Kaffeemaschine und die Gepflogenheiten in der Kantine
  • Erledigung von eventuell noch erforderlichen organisatorischen Vorgängen am ersten Tag
  • Übergabe einer Mappe mit Informationen zu Arbeitszeiten, Urlaubsregelung, Sicherheit, Krankmeldungen, regelmäßigen Meetings und anderen Gepflogenheiten
  • Übergabe von Visitenkarten – sie stützen die Bindung zum Unternehmen und zeigen Wertschätzung, selbst wenn sie zunächst noch nicht gebraucht werden
  • EDV-Einweisung
  • klare Formulierung von Aufgaben und Zielen
  • regelmäßiges Einholen von Feedback des neuen Mitarbeiters
  • Regelmäßiger Check des Einarbeitungsplans in einem Coaching-Gespräch, um anhand der Meilensteine gemeinsam eventuelle Lücken zu identifizieren und zu schließen – und um erste Erfolge zu loben. Wertschätzung bleibt eine der besten Motivationsmöglichkeiten.
  • Teilnahme an Einführungsveranstaltungen
  • Teambildung
  • Einholen des ersten Feedbacks anderer Mitarbeiter
  • eventuelle Organisation eines Stadtrundgangs oder entsprechenden Mitarbeiter-Events, damit der Neuzugang sich schneller mit seinem neuen Wohnort identifiziert.

Integration

Diese Phase kann bis zum Ende des ersten Jahres des neuen Mitarbeiters im Unternehmen dauern. Der neue Kollege übernimmt immer mehr Aufgaben selbstständig und ergreift selbst die Initiative.

Zur Integrationsphase des Onboardings gehören:

  • Teilnahme an Workshops
  • weitere Wissensvermittlung
  • Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
  • Wahrnehmung von Fortbildungsangeboten
  • spätestens ab jetzt auch Teilnahme an Außenterminen, Konferenzen und Messen, um die Kunden persönlich kennenzulernen – auch die Integration in das Verhältnis zum Kunden ist äußerst wichtig
  • Feedbackgespräche – Lob und Wertschätzung nicht vergessen…
  • Erläuterung der langfristigen Strategie des Unternehmens spätestens jetzt
  • weitere Integration in Teams
  • Feedback auch von anderen Kollegen einholen
  • Ausbau des beruflichen Netzwerks
  • Check des systematischen Onboarding-Prozesses durch Befragung der neuen Mitarbeiter: Was gefällt, was nicht? – und Umsetzung in Prozessverbesserungen
  • Etc.

Sinnvoll ist es, ein Onboarding-Programm zu entwickeln und als ersten Schritt des Talent-Managements zu implementieren. Eventuell sollte ein Budget für das Onboarding eingestellt werden. Auch Software-Lösungen und Apps können den Onboarding-Prozess unterstützen.

No-Gos im Onboarding

Die drei größten Fehler im Onboarding-Prozess sind:

  1.    Funkstille zwischen Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem ersten Tag – der neue Mitarbeiter hat viel Zeit für Zweifel an seiner Entscheidung, die Unsicherheit wächst
  2.    Zu viel des Guten am ersten Tag – überfrachten Sie den Neuankömmling nicht, lassen Sie Zeit für einen angenehmen ersten Eindruck mit Ruhe und Smalltalk
  3.    Zu viel oder zu wenig Information in der ersten Woche – es darf weder das Gefühl von Überforderung noch von Abstellgleis oder wenig Vertrauen in die Fähigkeiten des neuen Kollegen aufkommen. Hier ist systematisches Vorgehen gefragt. Machen Sie sich einen Plan.

Warum ist systematisches Onboarding so wichtig?

Haufe hat die wichtigsten Gründe für ein systematisches Onboarding zusammengefasst. Es trägt dazu bei, dass Mitarbeiter

  • ihre volle Leistungsfähigkeit schneller erreichen
  • längerfristig im Unternehmen bleiben
  • sich motiviert und zufrieden fühlen
  • ihr Wissen gerne intern einbringen und sich weiterentwickeln
  • sich loyal gegenüber dem Unternehmen verhalten
  • die Firma gern als attraktiven Arbeitgeber weiterempfehlen.

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